Empresas precisam de reuniões a todo momento, com a equipe, com os gestores, diretores, enfim. Para que todos assuntos, decisões e tópicos sejam devidamente documentado, existem as atas de reuniões.
Sabemos que o dia a dia dos gestores é abarrotado de tarefas e as atas podem ajudar a absorver decisões importantes. Assim, essas atas são documentos imprescindíveis e que devem estar sempre à mão.
Importância das reuniões para as empresas
Reuniões são verdadeiras ferramentas das empresas para:
– Resolver problemas;
– Implementar novas ideias;
– Pensar a respeito de projetos, questões burocráticas;
– Entre outros.
Desde as pequenas empresas até as grandes organizações, é preciso que os diretores e gerentes se reúnam para cumprir essas demandas. Lá as decisões são tomadas e tudo fica registrado e aceito por todos os presentes.
Função das atas de reunião
Tão importante quanto a própria reunião, as atas trazem por escrito tudo o que aconteceu. São documentos formais, nos quais o texto deve trazer informações como:
– Presentes;
– Local;
– Data;
– Hora;
– Assuntos em pauta;
– Deliberações;
– Detalhes sobre os assuntos abordados.
As atas são assinadas e servem como respaldo para as deliberações. Então, é o tipo de documento que deve ser acessado quando há dúvidas sobre os assuntos tratados, por exemplo.
Além de serem arquivadas com o devido cuidado, devem estar sempre à disposição, com acesso facilitado.
Controlando as atas de reuniões
O que fazer, então, para que as atas de reunião estejam sempre disponíveis para acesso? Muitas vezes, os presentes nas reuniões não conseguem acesso e isso pode prejudicar o andamento dos processos.
Nada melhor do que contar com a tecnologia para facilitar a visualização das atas de reunião. Há, hoje, recursos para gerar esses documentos e para que sejam acessados facilmente de qualquer lugar.
O que não pode faltar em uma?
Você precisa entrar na reunião pronto para fazer as anotações, caso fique responsável pela ata, com papel e caneta e, além disso, gravar pode ser útil, caso estejam de acordo.
Veja o que não pode faltar:
– Nome da organização;
– Local;
– Data;
– Hora;
– Quem convocou;
– Quem será o intermediador da reunião;
– Pauta de discussões para o dia;
– Decisões tomadas;
– Caso tarefas sejam designadas, coloque prazos e responsáveis.
O texto não deve conter assuntos confidenciais e opiniões pessoais de quem redigiu. Deve estar correto gramaticalmente e conter o máximo de informações possível.
Caso a sua empresa sofra com esse processo de reuniões e elaboração de atas, é preciso ajustar essa dinâmica com quem recolhe as informações e as divulga. Como vimos, são importantes documentos e precisar acessar com facilidade.
Devem ter clareza em seu conteúdo e colaborar para que os projetos saiam do papel. Controlando as atas de reuniões, você torna tudo mais organizado e garante a efetividade daquilo que foi decidido.
Afinal, as reuniões são necessárias e visam o melhor para a empresa, seja em relação a problemas ou assuntos sobre o crescimento. Então, nada melhor do que garantir o acesso a esse tipo de conteúdo de uma forma clara, fácil e rápida.
Ferramentas que podem lhe ajudar com atas
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