por marketingaktienow | jul 9, 2020 | Gestão, Monday
Empresas precisam de reuniões a todo momento, com a equipe, com os gestores, diretores, enfim. Para que todos assuntos, decisões e tópicos sejam devidamente documentado, existem as atas de reuniões.
Sabemos que o dia a dia dos gestores é abarrotado de tarefas e as atas podem ajudar a absorver decisões importantes. Assim, essas atas são documentos imprescindíveis e que devem estar sempre à mão.
Importância das reuniões para as empresas
Reuniões são verdadeiras ferramentas das empresas para:
– Resolver problemas;
– Implementar novas ideias;
– Pensar a respeito de projetos, questões burocráticas;
– Entre outros.
Desde as pequenas empresas até as grandes organizações, é preciso que os diretores e gerentes se reúnam para cumprir essas demandas. Lá as decisões são tomadas e tudo fica registrado e aceito por todos os presentes.
Função das atas de reunião
Tão importante quanto a própria reunião, as atas trazem por escrito tudo o que aconteceu. São documentos formais, nos quais o texto deve trazer informações como:
– Presentes;
– Local;
– Data;
– Hora;
– Assuntos em pauta;
– Deliberações;
– Detalhes sobre os assuntos abordados.
As atas são assinadas e servem como respaldo para as deliberações. Então, é o tipo de documento que deve ser acessado quando há dúvidas sobre os assuntos tratados, por exemplo.
Além de serem arquivadas com o devido cuidado, devem estar sempre à disposição, com acesso facilitado.
Controlando as atas de reuniões
O que fazer, então, para que as atas de reunião estejam sempre disponíveis para acesso? Muitas vezes, os presentes nas reuniões não conseguem acesso e isso pode prejudicar o andamento dos processos.
Nada melhor do que contar com a tecnologia para facilitar a visualização das atas de reunião. Há, hoje, recursos para gerar esses documentos e para que sejam acessados facilmente de qualquer lugar.
O que não pode faltar em uma?
Você precisa entrar na reunião pronto para fazer as anotações, caso fique responsável pela ata, com papel e caneta e, além disso, gravar pode ser útil, caso estejam de acordo.
Veja o que não pode faltar:
– Nome da organização;
– Local;
– Data;
– Hora;
– Quem convocou;
– Quem será o intermediador da reunião;
– Pauta de discussões para o dia;
– Decisões tomadas;
– Caso tarefas sejam designadas, coloque prazos e responsáveis.
O texto não deve conter assuntos confidenciais e opiniões pessoais de quem redigiu. Deve estar correto gramaticalmente e conter o máximo de informações possível.
Caso a sua empresa sofra com esse processo de reuniões e elaboração de atas, é preciso ajustar essa dinâmica com quem recolhe as informações e as divulga. Como vimos, são importantes documentos e precisar acessar com facilidade.
Devem ter clareza em seu conteúdo e colaborar para que os projetos saiam do papel. Controlando as atas de reuniões, você torna tudo mais organizado e garante a efetividade daquilo que foi decidido.
Afinal, as reuniões são necessárias e visam o melhor para a empresa, seja em relação a problemas ou assuntos sobre o crescimento. Então, nada melhor do que garantir o acesso a esse tipo de conteúdo de uma forma clara, fácil e rápida.
Ferramentas que podem lhe ajudar com atas
Você já deve conhecer a Monday.com, a maior Work Os do mercado. Com ela você pode gerir as tarefas de seus colaboradores, acompanhar os projetos atuais e também fazer atas on-line para todos compartilharem, caso queira saber mais, acesse nossa página especial Monday agora mesmo.
por marketingaktienow | jul 7, 2020 | Gestão, Monday, Produtividade
Dividir as tarefas entre os colaboradores de um setor é uma das maiores responsabilidades de um gestor. É através dela que é possível potencializar a produtividade e fazer com que o time alcance os objetivos previstos.
No entanto, para atingir os resultados que deseja, os gestores precisam acompanhar e avaliar de perto o que está sendo produzido pelos colaboradores e corrigirem possíveis falhas nos prazos de entrega.
Esse acompanhamento também é extremamente importante para que o grupo não realize as demandas muito individualmente, prejudicando, assim, o resultado do trabalho em equipe, sendo essencial aplicar à gestão de projetos e de equipe nesses casos.
Para que tudo isso seja aplicado de forma que incentive o colaborador a continuar, é necessário que as lideranças sigam alguns passos importantes.
Comunicação clara
Ao delegar uma tarefa ou um projeto, é importante que o gestor determine certos critérios para a sua avaliação.
Entretanto, muito além de ter em mente quais são os recursos que passarão pela avaliação, o gestor deve deixar os colaboradores cientes de antemão quais são os focos principais do trabalho em execução.
Dessa forma, a comunicação deve esclarecer os seguintes pontos:
– Quais são os resultados finais esperados ao término da tarefa?
– Como cada resultado contribui para o coletivo da empresa?
– Como a tarefa de um colaborador poderá impactar nos resultados dos outros?
– O que é esperado de cada colaborador?
Ao dedicar um tempo para conversar com a equipe, o gestor já consegue criar uma relação interpessoal e promover um engajamento dos colaboradores para a demanda proposta.
Cada etapa deve vir acompanhada de orientação
Não basta apenas promover uma comunicação inicial e se afastar do grupo durante a execução da tarefa, o gestor precisa fazer um acompanhamento periódico para saber se há dificuldades ou se os prazos estão realmente sendo cumpridos.
Esse é um bom momento para dar um feedback sobre a execução do trabalho, além que também serve para orientar o colaborador já para a próxima etapa do projeto, caso exista.
É ideal que o gestor mantenha sua comunicação com o colaborador, ajudando o mesmo no desenvolvimento de habilidades importantes para esse e futuros projetos da empresa.
Ferramentas de gestão devem ser usadas
Um setor de uma empresa pode contar com diversos colaboradores e agendas cheias de demandas. Para facilitar o trabalho em equipe e do próprio líder a frente do projeto, é preciso investir em ferramentas de gestão.
Atualmente, a tecnologia oferece softwares e aplicativos dedicados exclusivamente para a organização de tarefas e seus prazos de entrega. Uma delas, é a Monday.com a maior WorkOS do mercado. Para saber mais sobre ela, acesse nossa categoria especial de posts Monday.
Com o uso dessas ferramentas, é possível que o gestor acompanhe, com mais precisão, como o trabalho está sendo realizado, além de receber alerta para as demandas mais importantes e urgentes.
Dessa maneira, ao criar uma agenda eficiente, o gestor não perde tempo em avaliar um por um periodicamente, dando chance de melhorar sua comunicação com todo o setor.
Estabeleça períodos para o acompanhamento
É de extrema importância o acompanhamento das tarefas, porém, quando o gestor o faz muitas vezes ao dia ou em um espaço curto de tempo, pode desmotivar o colaborador a seguir realizando a demanda, devido à pressão.
Por isso, em projetos de médio e longo prazo, o planejamento do gestor deve prever esse monitoramento uma vez por semana, sempre com uma atitude positiva.
Caso queira saber mais como otimizar a gestão de sua equipe, baixe nosso e-book gratuito: 7 Dicas para Aumentar a Produtividade da sua Equipe.
Usando a Monday para acompanhar as tarefas de seus colaboradores
Já pensou em usar uma plataforma especial para ajudar em suas tarefas de gestão? A Monday.com pode ser a ferramenta especial para você! Para saber mais sobre ela, só acessar nossa página especial e preencher nosso formulário. Somos parceiros Monday e podemos lhe ajudar.
por marketingaktienow | jul 3, 2020 | Atendimento, Gestão
Independentemente do tipo de negócio da sua empresa, inovar é indispensável. Ainda mais em uma época em que os consumidores estão cada vez mais exigentes e entendendo mais sobre todo o tipo de assunto. Isso ocorre por conta da infinidade de respostas que a internet pode dar em apenas um segundo.
E um dos maiores desafios das empresas, hoje, é aumentar sua produtividade e otimizar o tempo. Ao mesmo tempo, o mundo corporativo e os clientes não perdoam a limitação de organizações.
Por isso, é de extrema importância se atualizar e sair do tradicional e, para que isso ocorra, é preciso usar da tecnologia. Quer saber como? Informe-se agora e implemente já estas soluções.
Alto volume de atendimento
Empresas que ainda não utilizam das novas tecnologias para otimizar o tempo de atendimento sofrem com o alto volume de atendimento. Isso atrasa os funcionários e acaba reduzindo a qualidade do serviço prestado.
Por exemplo, um cliente que precisa de uma resposta rápida e urgente, pode perder horas esperando sua vez no atendimento chegar, porque todos os atendentes estão ocupados.
Isso contribui, também, para atrasar a empresa no mercado. Ela perde para a concorrência e pode vir a ser muito prejudicada. Por isso, é importante se adaptar às tecnologias do momento e usá-las para crescer.
Como reduzir o volume?
Inovar é fundamental, para o crescimento da sua empresa, para o destaque no mercado competitivo e para atrair novos clientes. A tecnologia trouxe inúmeras mudanças e transformações para todo o mundo, e o ambiente empresarial não ficaria de fora disso tudo. Agora é preciso se adaptar a ela e, então, se firmar no mercado.
Existem algumas formas de inovar e, por exemplo, reduzir o volume de atendimento, mas sem reduzir mesmo. Seria, basicamente, otimizar o tempo dos seus funcionários e garantir qualidade no atendimento.
Com o uso de softwares, plataformas de serviços online, aplicativos móveis e computação na nuvem, é possível fazer um bom trabalho de redução do volume e de aumento de qualidade.
Conheça o Bundle Zendesk/Droz
Outra forma de reduzir o volume de atendimento e utilizar a tecnologia é fazendo uso do Bundle Zendesk e do Droz.
O Bundle Zendesk mantém a comunicação otimizada entre as equipes por canais de comunicação, responde rapidamente a tendências emergentes nos dados de clientes, otimiza a força de trabalho, a partir do monitoramento Omnichannel e aumenta a eficiência da sua equipe.
Já o autoatendimento do Droz, funciona como uma plataforma híbrida de chatbots. O sistema da sua empresa passa a trabalhar de forma sincronizada e eficiente. Ele também permite a integração com outras inúmeras plataformas de tecnologia para e-commerce e com redes sociais, o que melhora a conexão criando um único fluxo de comunicação.
O Droz promete segurança, customização, integração e multicanal. Esse último por estar disponível para vários locais, como Facebook, Skype, web, entre outros.
Conte conosco
Precisa de uma empresa para instalar o Bundle Zendesk/Droz e otimizar seu tempo de atendimento, reduzindo o volume? Pode contar com a gente! Mas corra, que esse pacote especial só vale até o dia 06/07/2020.
Somos uma consultoria de tecnologia voltada para Costumer Experience e atendimento. Acesse nosso site e preencha o formulário para contato agora mesmo.
por marketingaktienow | jun 30, 2020 | Gestão, Monday
O trabalho a distância, conhecido também como trabalho remoto ou home office, já era uma modalidade existente em muitas empresas, mas a pandemia do coronavírus fortaleceu ainda mais esta que já era considerada uma tendência.
A recomendação dos órgãos de saúde pelo isolamento social levou as empresas a adotarem estratégias para garantir o seu funcionamento e a segurança dos seus colaboradores e a principal delas foi o home office.
Nesse sentido, como os gestores não tiveram tempo suficiente para se adaptarem a esse novo cenário, muitos desafios surgiram, entre eles, o planejamento e acompanhamento de tarefas para sua equipe remota.
Em meio à tendência de que essa modalidade de trabalho se mantenha após o fim da crise, os líderes precisam saber fazer a gestão de equipes remotas. Mas por onde começar? As técnicas apresentadas a seguir são fundamentais nesse processo.
Plano de trabalho
O conjunto de ações necessárias para alcançar metas e objetivos é fundamental para o sucesso da gestão da equipe remota. Questionamentos como o que deve ser feito, quem vai fazer cada uma das atividades, quando e de forma são necessárias para que isso funcione adequadamente.
Prazos e horários
Por não estarem reunidos fisicamente, a questão dos prazos e horários pode ser mais complexa no trabalho remoto.
Por conta disso, é necessário estabelecer datas para a entrega das atividades, bem como a realização de reuniões e videoconferências levando em consideração o período de descanso dos membros da equipe é fundamental.
Nesse sentido, o cronograma de projetos faz-se necessário para que seja possível acompanhar o andamento das atividades e o tempo gasto em cada etapa.
Delegação de tarefas e processos
Um fator que, muitas vezes, não é realizado da forma adequada é a delegação de tarefas e processos. Atentar para as competência e habilidades de cada integrante da equipe é importante para garantir a qualidade do trabalho bem como o bom relacionamento com a equipe.
Essa divisão de atividades precisa ser feita de forma clara e objetiva para que todos consigam compreender o que precisa ser feito e facilitar o acompanhamento. Os feedbacks também são importantes para que os colaboradores saibam se estão no caminho certo, além de contribuir para motivá-los.
Plataforma para a gestão de equipes remotas
Todos os tópicos acima podem ser facilmente aplicados por meio de uma plataforma para a gestão de equipes remotas. Essas ferramentas contribuem significativamente para a otimização e simplificação do planejamento e acompanhamento de uma equipe remota.
O uso de recursos tecnológicos adequados facilita o acompanhamento das atividades que estão sendo realizadas, a delegação das tarefas, além de possibilitar o compartilhamento e visualização de documentos, centralizando toda a comunicação auxiliando de maneira eficaz no monitoramento completo da equipe.
A Monday.com é um exemplo de ferramenta que se adapta às necessidades dos gestores automatizando os processos cotidianos em um espaço totalmente automatizado que permite a comunicação e colaboração entre os integrantes da equipe de qualquer lugar.
Quer saber sobre como essa plataforma pode te ajudar a realizar uma gestão de equipe remota eficaz? Preencha o nosso formulário de contato.
por marketingaktienow | jun 25, 2020 | Atendimento, Customer Experience, Zendesk
O atendimento ao cliente é peça-chave para satisfação do mesmo. Garantir que sua empresa tenha canais de suporte variados e disponíveis para seus consumidores são fundamentais para que eles possam tirar suas dúvidas e resolver seus problemas. Para tornar este serviço ainda mais digno e eficiente, é preciso saber como centralizar seu atendimento através do omnichannel.
Afinal, a experiência do cliente sempre deve ser considerada ao elaborar suas estratégias de negócio, e isto inclui a área de atendimento. Entenda o porquê investir na centralização do atendimento com o omnichannel pode ser vantajoso e como adotar esta ferramenta no seu negócio.
Os problemas de um atendimento descentralizado
Não faltam canais de comunicação disponíveis para realizar a ponte entre consumidores e empresas. E-mail, telefone, WhatsApp, chat dentro do site, mensagens privadas em redes sociais, entre outros. Muitas organizações têm adotado várias plataformas como formas oficiais de contato para facilitar este diálogo.
Embora oferecer um atendimento multicanal seja útil, se ele for descentralizado, pode trazer dificuldades à parte. Imagine que um cliente ligou para resolver um problema. Durante a conversa ele precisou passar todos seus dados e explicar o caso até que fosse resolvido. Só que então ele passa pelo mesmo problema de novo e resolve mandar um e-mail dessa vez.
Em um sistema descentralizado, ele terá que explicar tudo novamente, desde suas informações, até contar a história da questão anterior. Isso gera um inconveniente que atrasará a solução da situação e ainda deixará o cliente aborrecido.
Como o omnichannel pode ajudar?
Uma vez que reconhecemos o problema de um suporte disperso, é mais fácil entendermos como centralizar seu atendimento através do omnichannel pode resolvê-lo. Afinal, o omnichannel é a estratégia de integração do atendimento.
Em vez de simplesmente fornecer vários canais de comunicação isolados, o omnichannel unifica todos em uma central. Assim, todas as equipes de atendimento terão acesso às mesmas informações para ajudar o cliente. Desta forma, o omnichannel é um aperfeiçoamento da estratégia de multicanal, solucionando sua única falha e trazendo mais benefícios para o atendimento.
A satisfação do cliente com omnichannel
Aprender como centralizar seu atendimento através do omnichannel traz vantagens para todos os envolvidos. A empresa terá uma visão geral do seu negócio a partir dos detalhes do relacionamento com o cliente e poderá resolver seus transtornos facilmente.
Em contrapartida, o omnichannel aumenta o índice de satisfação do cliente. Quando uma empresa utiliza o omnichannel, o consumidor não precisa repetir a sua situação toda vez que contatar o suporte. Consequentemente, ele consegue a solução para suas questões e dúvidas rapidamente.
Como pôr o omnichannel em prática?
Para que sua estratégia de omnichannel seja bem executada, é necessário ter um sistema que suporte a integração em tempo real. As informações de cada atendimento devem ser devidamente registradas para criar um histórico de cada cliente. Tudo em segurança, já que trabalhará com dados sigilosos da empresa e dos consumidores.
Além disso, é importante treinar a equipe de assistência para que forneçam um auxílio completo e uniforme independente do canal. Assim a sua empresa conseguirá o máximo de eficiência ao centralizar seu atendimento através do omnichannel.
Gostou deste conteúdo? Para mais dicas de como conquistar os clientes, confira nosso e-book gratuito com 6 dicas para inovar na experiência de atendimento.
