por marketingaktienow | maio 23, 2021 | Gestão, Monday, Produtividade
Você já deve ter ouvido falar que fluxogramas ajudam a tornar processos mais simples e entendíveis, pois funcionam como um modelo a ser seguido na realização de tarefas. Mas você sabe como criar um fluxograma?
Em vez de ler, que tal ouvir o post? Experimente no player abaixo:
Se uma empresa busca por mais eficiência no desenvolvimento de atividades dentro de um processo, seja ele simples ou mais complexo, o fluxograma pode ser a solução. Isso porque esse recurso evidencia quais são as tarefas que devem ser realizadas e até mesmo quem são os envolvidos em cada uma delas.
O que é fluxograma
Para começar, primeiro vamos entender o que é fluxograma: Fluxograma é um diagrama visual ou mapa de um processo, utilizado para representar um fluxo de atividades. Ou seja, é um sistema de símbolos usado para representar as etapas de um processo de forma mais visual, por meio de um desenho.
O objetivo principal de um fluxograma é tornar um procedimento mais claro, demonstrando graficamente como funciona o fluxo em que as atividades acontecem, permitindo a visualização da responsabilidade de cada um e sua importância no processo.
Um bom fluxograma fornece uma descrição resumida de cada passo, representado por símbolos padronizados e conectados por linhas e setas, que ilustram o relacionamento entre as etapas e demonstram a direção do fluxo de atividades.
Fluxogramas não são indicados apenas para programadores de computador ou para processos super complexos. A ferramenta é útil para gerenciar qualquer operação de negócios, desde procedimentos contábeis e sistemas de fabricação, até processos de fornecimento e entrega. Criar fluxogramas precisos pode parecer uma tarefa trabalhosa, mas os benefícios valem a pena, o tempo e a energia.
Além disso, eles podem ser facilmente criados e atualizados. Não é necessário que você utilize um programa especial para saber como criar um fluxograma, pois os símbolos utilizados estão disponíveis em programas como Word, Excel e PowerPoint, por exemplo.
Como criar um fluxograma de tarefas
Para criar um fluxograma, primeiro, você precisa realizar uma análise de fluxo de trabalho. Isso é indispensável na hora da sua equipe ou organização concluir tarefas, incluindo a ordem em que o trabalho é concluído e as responsabilidades de diferentes funcionários.
Os dados que você coletar o ajudarão a planejar seu fluxograma de tarefas inicial. Se o seu objetivo é padronizar certos processos, identificar tarefas críticas do projeto ou localizar pontos fracos e gargalos, a visualização do seu fluxo de trabalho ajudará a dar aos seus planos um contexto mais amplo.
Visuais rápidos também ajudam todos os membros da equipe a entender não apenas o que estão fazendo, mas como se encaixam em um processo de negócios mais amplo, criando maiores níveis de coesão e colaboração entre departamentos.
Para criar um fluxograma, siga os passos abaixo:
- Defina o processo a ser diagramado. Escreva o título na parte superior da superfície de trabalho;
- Discuta e decida sobre os limites do seu processo: onde ou quando o processo começa? Onde ou quando termina? Discuta e decida o nível de detalhe a ser incluído no diagrama;
- Faça um brainstorming das atividades que ocorrem. Escreva cada um em um cartão ou lembrete;
- Organize as atividades em sequência adequada;
- Quando todas as atividades estiverem incluídas e todos concordarem que a sequência está correta, desenhe setas para mostrar o fluxo do processo;
- Revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo, como trabalhadores, supervisores, fornecedores e clientes, para ver se eles concordam que o processo foi desenhado com precisão.
Como organizar as tarefas com permissões e usuários responsáveis por cada tarefa
Depois de executar seu fluxograma de tarefas e ajustar seus processos, revise tudo e, se necessário, repita o processo novamente depois de alguns meses ou semanas, para melhorar continuamente conforme você avança.
Compartilhe com sua equipe e peça que contribuam com ideias e sugestões para tornar cada interação do seu fluxo de trabalho o mais eficiente possível. Para que cada um possa participar do processo e torne tudo mais como um trabalho em equipe. Afinal, cada um conhece seu trabalho, seus limites e suas capacidades.
Para facilitar as coisas, tente usar uma ferramenta de diagramação baseada em nuvem, com a qual toda a equipe possa trabalhar simultaneamente. Quanto mais pessoas participarem do fluxograma e ajudarem a montá-lo, maior a chance de criar um processo sem falhas.
Benefícios dessa prática
Um dos maiores benefícios de um fluxograma é a capacidade da ferramenta de visualizar vários progressos e sua sequência em um único documento. As partes interessadas em uma organização podem entender facilmente o fluxo de trabalho, enquanto descobrem qual etapa é desnecessária e qual progresso deve ser aprimorado.
Além disso, as equipes podem usar fluxogramas para substituir as reuniões. O simples esclarecimento dos progressos oferece um método fácil e visual para ajudar os membros da equipe a entender instantaneamente o que devem fazer passo a passo.
Os aumentos de eficiência também são um benefício significativo dos fluxogramas. O fluxograma lista cada etapa necessária para executar um processo e ajuda a remover etapas desnecessárias de um processo, além de erros. Para isso, deve incluir apenas as etapas necessárias para atingir o objetivo do processo.
Precisa de ajuda?
Se você busca uma plataforma para ajudar na organização do seu time e no gerenciamento de processos, projetos e tarefas diárias, a Monday.com pode ser a solução! Parceira da Aktie Now, a ferramenta é a maior Work OS do mercado, voltada para customer experience e atendimento.
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por marketingaktienow | jul 16, 2020 | Gestão, Monday
Se gerenciar uma equipe é um desafio, quem dirá diferentes equipes. Lidar com pessoas não é fácil, mas os resultados da sua empresa são obtidos graças a elas. Então, é preciso entender melhor a dinâmica de equipes para ter sucesso.
É preciso que haja um responsável para gerir as equipes, que esteja preparado para lidar com conflitos e tirar o melhor dos colaboradores.
Forme as equipes com pessoas que possuem o mesmo objetivo
Um dos grandes impasses na hora de gerenciar uma ou mais equipes é lidar com as diferentes personalidades. Precisamos entender a individualidade de cada pessoa e seu potencial para a empresa.
É impossível escolher pessoas com todas as características exatas para sua empresa, pois falamos de seres humanos. O que você precisa, então, é envolver na sua equipe aqueles que têm os mesmos objetivos, de crescimento profissional e compartilham os valores da empresa.
Assim, não importa o perfil, os resultados serão gerados pela junção dessas pessoas compromissadas com a empresa.
Trabalhe na retenção de talentos
Não é fácil o trabalho em torno de encontrar e lapidar grandes talentos, principalmente aliado às demais tarefas da gerência. Quanto mais equipes, mais difícil. Além disso, a alta rotatividade é algo que atrapalha a interação da equipe.
Pensando nisso, o incentivo ao crescimento é uma ferramenta interessante para desenvolver os talentos da empresa e buscar a retenção deles.
É preciso que o colaborador enxergue na sua empresa possibilidade de crescimento, não apenas no nível hierárquico, mas enquanto profissional.
O sentimento de valorização é um fator muito importante para manter seu funcionário na empresa.
Mantenha seus funcionários engajados
Muitos empresários se atentaram a aspectos comportamentais dos colaboradores para melhorar a produtividade. Há vertentes, na Teoria da Administração, centradas no âmbito comportamental, para analisar a efetividade dos processos.
Quando o seu colaborador se sente bem no ambiente de trabalho, os problemas são minimizados, como por exemplo, conflitos internos.
Para obter bons resultados, considerando esse tipo de concepção, é necessário voltar os esforços também para bem-estar dos empregados. Algumas ações, como um dia para vestimenta livre, podem trazer um clima agradável e mais acolhedor para as equipes.
Gerencie os conflitos de geração
As gerações entram em conflito, por conta das diferenças que têm entre si. Já temos profissionais trabalhando que são da geração Y. Então, na hora de gerenciar as equipes, pode ser que a diferença de idade entre as pessoas cause conflitos.
As características de diferentes gerações são proveitosas para a empresa, basta ter cuidado em atender as necessidades de cada perfil. Por exemplo, gerações mais antigas têm uma tendência a desejar feedbacks mais detalhados e até por escrito.
Por outro lado, os mais jovens podem não estar acostumados com abordagens mais pesadas e têm preferência por algo mais rápido e prático, como um e-mail.
O segredo é mediar as relações para tirar proveito de cada geração e estimular o aprendizado mútuo.
Não é fácil, mas com a abordagem certa e respeito, o gerente consegue colher bons frutos de sua equipe. Pense nestas dicas e coloque em prática na hora de gerenciar o seu pessoal.
Para saber mais como melhorar a gestão de suas equipes e colaboradores, confira nosso Guia de técnicas para organizar as demandas da sua equipe.
por marketingaktienow | jul 14, 2020 | Atendimento, Gestão, Zendesk
Empreender é dar um voto de confiança para os próprios sonhos e investimentos. Quando uma empresa inicia no mercado, ela pretende, na maioria dos casos, ser a preferida pelos consumidores.
Nesse aspecto, o atendimento, ou seja, o contato com o cliente precisa ser sempre um contato de qualidade. Um cliente satisfeito pode significar muito para uma empresa. Além de demonstrar gratidão pelo serviço ou produto contratado, o cliente pode recomendar o seu negócio para outras pessoas.
Com isso, os gestores precisam ter inteligência para entender como o empreendimento está se saindo para os clientes. É claro que não é uma análise tão fácil. Por isso, neste artigo, você aprenderá a como analisar e gerir os dados de seu atendimento.
Mas antes, é preciso entender o que são esses dados do atendimento e como pode consegui-los.
Dados do atendimento do meu negócio
É bem simples entender, no que se referem esses dados. Na prática, eles são as avaliações que os clientes dão para o seu serviço. É claro que a teoria prevê que esses dados estejam em total concordância com a real qualidade do seu serviço, mas existem variáveis que tornam isso impossível.
O modo de se obter esses dados é por meio de pesquisas de satisfação, seja no fim de um pedido ou por meio de ligações e contatos diversos. Muitas empresas utilizam o SAC para obter esse retorno, além de formulários e softwares responsáveis por filtrar todas as avaliações.
Como dito, apesar dessa impossibilidade, existem maneiras de você avaliar os dados fornecidos pelos clientes e criar estratégias de melhoria.
Gerir e analisar os dados do atendimento do meu negócio de maneira correta
Dê importância para essa gestão
Para que esses dados sejam utilizados a favor do seu negócio, é preciso que lhes seja atribuída a importância que merecem.
Regularidade do serviço
A partir disso, é preciso criar uma regularidade do serviço de análise, para que as atualizações e novidades sejam analisadas com justiça e não tenham a avaliação prejudicada por atendimentos do passado.
Alinhe as análises com suas metas
Estabeleça pontos focais dessa análise e alinhe-os com as metas da empresa. Por exemplo, a empresa tem como objetivo a entrega rápida: cheque em primeiro plano quais as avaliações que tangenciam essa temática.
Desse modo, é possível estar mais alinhado com as metas e, assim, cumpri-las, de maneira que o cliente seja beneficiado.
Saiba ouvir o cliente
Esse ponto é um dos mais importantes, pois se o foco dessa gestão é analisar as avaliações dos clientes, é preciso que esse feedback seja considerado e utilizado para melhoria do atendimento.
Automatize o serviço
Para facilitar essa gestão, existem softwares que filtram as avaliações e mostram para a equipe responsável quais são os principais pontos que precisam ser qualificados. Isso é importante, pois demonstra a importância de ouvir o cliente para que o serviço melhore, bem como os rendimentos.
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por marketingaktienow | jul 9, 2020 | Gestão, Monday
Empresas precisam de reuniões a todo momento, com a equipe, com os gestores, diretores, enfim. Para que todos assuntos, decisões e tópicos sejam devidamente documentado, existem as atas de reuniões.
Sabemos que o dia a dia dos gestores é abarrotado de tarefas e as atas podem ajudar a absorver decisões importantes. Assim, essas atas são documentos imprescindíveis e que devem estar sempre à mão.
Importância das reuniões para as empresas
Reuniões são verdadeiras ferramentas das empresas para:
– Resolver problemas;
– Implementar novas ideias;
– Pensar a respeito de projetos, questões burocráticas;
– Entre outros.
Desde as pequenas empresas até as grandes organizações, é preciso que os diretores e gerentes se reúnam para cumprir essas demandas. Lá as decisões são tomadas e tudo fica registrado e aceito por todos os presentes.
Função das atas de reunião
Tão importante quanto a própria reunião, as atas trazem por escrito tudo o que aconteceu. São documentos formais, nos quais o texto deve trazer informações como:
– Presentes;
– Local;
– Data;
– Hora;
– Assuntos em pauta;
– Deliberações;
– Detalhes sobre os assuntos abordados.
As atas são assinadas e servem como respaldo para as deliberações. Então, é o tipo de documento que deve ser acessado quando há dúvidas sobre os assuntos tratados, por exemplo.
Além de serem arquivadas com o devido cuidado, devem estar sempre à disposição, com acesso facilitado.
Controlando as atas de reuniões
O que fazer, então, para que as atas de reunião estejam sempre disponíveis para acesso? Muitas vezes, os presentes nas reuniões não conseguem acesso e isso pode prejudicar o andamento dos processos.
Nada melhor do que contar com a tecnologia para facilitar a visualização das atas de reunião. Há, hoje, recursos para gerar esses documentos e para que sejam acessados facilmente de qualquer lugar.
O que não pode faltar em uma?
Você precisa entrar na reunião pronto para fazer as anotações, caso fique responsável pela ata, com papel e caneta e, além disso, gravar pode ser útil, caso estejam de acordo.
Veja o que não pode faltar:
– Nome da organização;
– Local;
– Data;
– Hora;
– Quem convocou;
– Quem será o intermediador da reunião;
– Pauta de discussões para o dia;
– Decisões tomadas;
– Caso tarefas sejam designadas, coloque prazos e responsáveis.
O texto não deve conter assuntos confidenciais e opiniões pessoais de quem redigiu. Deve estar correto gramaticalmente e conter o máximo de informações possível.
Caso a sua empresa sofra com esse processo de reuniões e elaboração de atas, é preciso ajustar essa dinâmica com quem recolhe as informações e as divulga. Como vimos, são importantes documentos e precisar acessar com facilidade.
Devem ter clareza em seu conteúdo e colaborar para que os projetos saiam do papel. Controlando as atas de reuniões, você torna tudo mais organizado e garante a efetividade daquilo que foi decidido.
Afinal, as reuniões são necessárias e visam o melhor para a empresa, seja em relação a problemas ou assuntos sobre o crescimento. Então, nada melhor do que garantir o acesso a esse tipo de conteúdo de uma forma clara, fácil e rápida.
Ferramentas que podem lhe ajudar com atas
Você já deve conhecer a Monday.com, a maior Work Os do mercado. Com ela você pode gerir as tarefas de seus colaboradores, acompanhar os projetos atuais e também fazer atas on-line para todos compartilharem, caso queira saber mais, acesse nossa página especial Monday agora mesmo.
por marketingaktienow | jul 7, 2020 | Gestão, Monday, Produtividade
Dividir as tarefas entre os colaboradores de um setor é uma das maiores responsabilidades de um gestor. É através dela que é possível potencializar a produtividade e fazer com que o time alcance os objetivos previstos.
No entanto, para atingir os resultados que deseja, os gestores precisam acompanhar e avaliar de perto o que está sendo produzido pelos colaboradores e corrigirem possíveis falhas nos prazos de entrega.
Esse acompanhamento também é extremamente importante para que o grupo não realize as demandas muito individualmente, prejudicando, assim, o resultado do trabalho em equipe, sendo essencial aplicar à gestão de projetos e de equipe nesses casos.
Para que tudo isso seja aplicado de forma que incentive o colaborador a continuar, é necessário que as lideranças sigam alguns passos importantes.
Comunicação clara
Ao delegar uma tarefa ou um projeto, é importante que o gestor determine certos critérios para a sua avaliação.
Entretanto, muito além de ter em mente quais são os recursos que passarão pela avaliação, o gestor deve deixar os colaboradores cientes de antemão quais são os focos principais do trabalho em execução.
Dessa forma, a comunicação deve esclarecer os seguintes pontos:
– Quais são os resultados finais esperados ao término da tarefa?
– Como cada resultado contribui para o coletivo da empresa?
– Como a tarefa de um colaborador poderá impactar nos resultados dos outros?
– O que é esperado de cada colaborador?
Ao dedicar um tempo para conversar com a equipe, o gestor já consegue criar uma relação interpessoal e promover um engajamento dos colaboradores para a demanda proposta.
Cada etapa deve vir acompanhada de orientação
Não basta apenas promover uma comunicação inicial e se afastar do grupo durante a execução da tarefa, o gestor precisa fazer um acompanhamento periódico para saber se há dificuldades ou se os prazos estão realmente sendo cumpridos.
Esse é um bom momento para dar um feedback sobre a execução do trabalho, além que também serve para orientar o colaborador já para a próxima etapa do projeto, caso exista.
É ideal que o gestor mantenha sua comunicação com o colaborador, ajudando o mesmo no desenvolvimento de habilidades importantes para esse e futuros projetos da empresa.
Ferramentas de gestão devem ser usadas
Um setor de uma empresa pode contar com diversos colaboradores e agendas cheias de demandas. Para facilitar o trabalho em equipe e do próprio líder a frente do projeto, é preciso investir em ferramentas de gestão.
Atualmente, a tecnologia oferece softwares e aplicativos dedicados exclusivamente para a organização de tarefas e seus prazos de entrega. Uma delas, é a Monday.com a maior WorkOS do mercado. Para saber mais sobre ela, acesse nossa categoria especial de posts Monday.
Com o uso dessas ferramentas, é possível que o gestor acompanhe, com mais precisão, como o trabalho está sendo realizado, além de receber alerta para as demandas mais importantes e urgentes.
Dessa maneira, ao criar uma agenda eficiente, o gestor não perde tempo em avaliar um por um periodicamente, dando chance de melhorar sua comunicação com todo o setor.
Estabeleça períodos para o acompanhamento
É de extrema importância o acompanhamento das tarefas, porém, quando o gestor o faz muitas vezes ao dia ou em um espaço curto de tempo, pode desmotivar o colaborador a seguir realizando a demanda, devido à pressão.
Por isso, em projetos de médio e longo prazo, o planejamento do gestor deve prever esse monitoramento uma vez por semana, sempre com uma atitude positiva.
Caso queira saber mais como otimizar a gestão de sua equipe, baixe nosso e-book gratuito: 7 Dicas para Aumentar a Produtividade da sua Equipe.
Usando a Monday para acompanhar as tarefas de seus colaboradores
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por marketingaktienow | jul 3, 2020 | Atendimento, Gestão
Independentemente do tipo de negócio da sua empresa, inovar é indispensável. Ainda mais em uma época em que os consumidores estão cada vez mais exigentes e entendendo mais sobre todo o tipo de assunto. Isso ocorre por conta da infinidade de respostas que a internet pode dar em apenas um segundo.
E um dos maiores desafios das empresas, hoje, é aumentar sua produtividade e otimizar o tempo. Ao mesmo tempo, o mundo corporativo e os clientes não perdoam a limitação de organizações.
Por isso, é de extrema importância se atualizar e sair do tradicional e, para que isso ocorra, é preciso usar da tecnologia. Quer saber como? Informe-se agora e implemente já estas soluções.
Alto volume de atendimento
Empresas que ainda não utilizam das novas tecnologias para otimizar o tempo de atendimento sofrem com o alto volume de atendimento. Isso atrasa os funcionários e acaba reduzindo a qualidade do serviço prestado.
Por exemplo, um cliente que precisa de uma resposta rápida e urgente, pode perder horas esperando sua vez no atendimento chegar, porque todos os atendentes estão ocupados.
Isso contribui, também, para atrasar a empresa no mercado. Ela perde para a concorrência e pode vir a ser muito prejudicada. Por isso, é importante se adaptar às tecnologias do momento e usá-las para crescer.
Como reduzir o volume?
Inovar é fundamental, para o crescimento da sua empresa, para o destaque no mercado competitivo e para atrair novos clientes. A tecnologia trouxe inúmeras mudanças e transformações para todo o mundo, e o ambiente empresarial não ficaria de fora disso tudo. Agora é preciso se adaptar a ela e, então, se firmar no mercado.
Existem algumas formas de inovar e, por exemplo, reduzir o volume de atendimento, mas sem reduzir mesmo. Seria, basicamente, otimizar o tempo dos seus funcionários e garantir qualidade no atendimento.
Com o uso de softwares, plataformas de serviços online, aplicativos móveis e computação na nuvem, é possível fazer um bom trabalho de redução do volume e de aumento de qualidade.
Conheça o Bundle Zendesk/Droz
Outra forma de reduzir o volume de atendimento e utilizar a tecnologia é fazendo uso do Bundle Zendesk e do Droz.
O Bundle Zendesk mantém a comunicação otimizada entre as equipes por canais de comunicação, responde rapidamente a tendências emergentes nos dados de clientes, otimiza a força de trabalho, a partir do monitoramento Omnichannel e aumenta a eficiência da sua equipe.
Já o autoatendimento do Droz, funciona como uma plataforma híbrida de chatbots. O sistema da sua empresa passa a trabalhar de forma sincronizada e eficiente. Ele também permite a integração com outras inúmeras plataformas de tecnologia para e-commerce e com redes sociais, o que melhora a conexão criando um único fluxo de comunicação.
O Droz promete segurança, customização, integração e multicanal. Esse último por estar disponível para vários locais, como Facebook, Skype, web, entre outros.
Conte conosco
Precisa de uma empresa para instalar o Bundle Zendesk/Droz e otimizar seu tempo de atendimento, reduzindo o volume? Pode contar com a gente! Mas corra, que esse pacote especial só vale até o dia 06/07/2020.
Somos uma consultoria de tecnologia voltada para Costumer Experience e atendimento. Acesse nosso site e preencha o formulário para contato agora mesmo.
