por marketingaktienow | maio 23, 2021 | Gestão, Monday, Produtividade
Você já deve ter ouvido falar que fluxogramas ajudam a tornar processos mais simples e entendíveis, pois funcionam como um modelo a ser seguido na realização de tarefas. Mas você sabe como criar um fluxograma?
Em vez de ler, que tal ouvir o post? Experimente no player abaixo:
Se uma empresa busca por mais eficiência no desenvolvimento de atividades dentro de um processo, seja ele simples ou mais complexo, o fluxograma pode ser a solução. Isso porque esse recurso evidencia quais são as tarefas que devem ser realizadas e até mesmo quem são os envolvidos em cada uma delas.
O que é fluxograma
Para começar, primeiro vamos entender o que é fluxograma: Fluxograma é um diagrama visual ou mapa de um processo, utilizado para representar um fluxo de atividades. Ou seja, é um sistema de símbolos usado para representar as etapas de um processo de forma mais visual, por meio de um desenho.
O objetivo principal de um fluxograma é tornar um procedimento mais claro, demonstrando graficamente como funciona o fluxo em que as atividades acontecem, permitindo a visualização da responsabilidade de cada um e sua importância no processo.
Um bom fluxograma fornece uma descrição resumida de cada passo, representado por símbolos padronizados e conectados por linhas e setas, que ilustram o relacionamento entre as etapas e demonstram a direção do fluxo de atividades.
Fluxogramas não são indicados apenas para programadores de computador ou para processos super complexos. A ferramenta é útil para gerenciar qualquer operação de negócios, desde procedimentos contábeis e sistemas de fabricação, até processos de fornecimento e entrega. Criar fluxogramas precisos pode parecer uma tarefa trabalhosa, mas os benefícios valem a pena, o tempo e a energia.
Além disso, eles podem ser facilmente criados e atualizados. Não é necessário que você utilize um programa especial para saber como criar um fluxograma, pois os símbolos utilizados estão disponíveis em programas como Word, Excel e PowerPoint, por exemplo.
Como criar um fluxograma de tarefas
Para criar um fluxograma, primeiro, você precisa realizar uma análise de fluxo de trabalho. Isso é indispensável na hora da sua equipe ou organização concluir tarefas, incluindo a ordem em que o trabalho é concluído e as responsabilidades de diferentes funcionários.
Os dados que você coletar o ajudarão a planejar seu fluxograma de tarefas inicial. Se o seu objetivo é padronizar certos processos, identificar tarefas críticas do projeto ou localizar pontos fracos e gargalos, a visualização do seu fluxo de trabalho ajudará a dar aos seus planos um contexto mais amplo.
Visuais rápidos também ajudam todos os membros da equipe a entender não apenas o que estão fazendo, mas como se encaixam em um processo de negócios mais amplo, criando maiores níveis de coesão e colaboração entre departamentos.
Para criar um fluxograma, siga os passos abaixo:
- Defina o processo a ser diagramado. Escreva o título na parte superior da superfície de trabalho;
- Discuta e decida sobre os limites do seu processo: onde ou quando o processo começa? Onde ou quando termina? Discuta e decida o nível de detalhe a ser incluído no diagrama;
- Faça um brainstorming das atividades que ocorrem. Escreva cada um em um cartão ou lembrete;
- Organize as atividades em sequência adequada;
- Quando todas as atividades estiverem incluídas e todos concordarem que a sequência está correta, desenhe setas para mostrar o fluxo do processo;
- Revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo, como trabalhadores, supervisores, fornecedores e clientes, para ver se eles concordam que o processo foi desenhado com precisão.
Como organizar as tarefas com permissões e usuários responsáveis por cada tarefa
Depois de executar seu fluxograma de tarefas e ajustar seus processos, revise tudo e, se necessário, repita o processo novamente depois de alguns meses ou semanas, para melhorar continuamente conforme você avança.
Compartilhe com sua equipe e peça que contribuam com ideias e sugestões para tornar cada interação do seu fluxo de trabalho o mais eficiente possível. Para que cada um possa participar do processo e torne tudo mais como um trabalho em equipe. Afinal, cada um conhece seu trabalho, seus limites e suas capacidades.
Para facilitar as coisas, tente usar uma ferramenta de diagramação baseada em nuvem, com a qual toda a equipe possa trabalhar simultaneamente. Quanto mais pessoas participarem do fluxograma e ajudarem a montá-lo, maior a chance de criar um processo sem falhas.
Benefícios dessa prática
Um dos maiores benefícios de um fluxograma é a capacidade da ferramenta de visualizar vários progressos e sua sequência em um único documento. As partes interessadas em uma organização podem entender facilmente o fluxo de trabalho, enquanto descobrem qual etapa é desnecessária e qual progresso deve ser aprimorado.
Além disso, as equipes podem usar fluxogramas para substituir as reuniões. O simples esclarecimento dos progressos oferece um método fácil e visual para ajudar os membros da equipe a entender instantaneamente o que devem fazer passo a passo.
Os aumentos de eficiência também são um benefício significativo dos fluxogramas. O fluxograma lista cada etapa necessária para executar um processo e ajuda a remover etapas desnecessárias de um processo, além de erros. Para isso, deve incluir apenas as etapas necessárias para atingir o objetivo do processo.
Precisa de ajuda?
Se você busca uma plataforma para ajudar na organização do seu time e no gerenciamento de processos, projetos e tarefas diárias, a Monday.com pode ser a solução! Parceira da Aktie Now, a ferramenta é a maior Work OS do mercado, voltada para customer experience e atendimento.
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por marketingaktienow | jul 16, 2020 | Gestão, Monday
Se gerenciar uma equipe é um desafio, quem dirá diferentes equipes. Lidar com pessoas não é fácil, mas os resultados da sua empresa são obtidos graças a elas. Então, é preciso entender melhor a dinâmica de equipes para ter sucesso.
É preciso que haja um responsável para gerir as equipes, que esteja preparado para lidar com conflitos e tirar o melhor dos colaboradores.
Forme as equipes com pessoas que possuem o mesmo objetivo
Um dos grandes impasses na hora de gerenciar uma ou mais equipes é lidar com as diferentes personalidades. Precisamos entender a individualidade de cada pessoa e seu potencial para a empresa.
É impossível escolher pessoas com todas as características exatas para sua empresa, pois falamos de seres humanos. O que você precisa, então, é envolver na sua equipe aqueles que têm os mesmos objetivos, de crescimento profissional e compartilham os valores da empresa.
Assim, não importa o perfil, os resultados serão gerados pela junção dessas pessoas compromissadas com a empresa.
Trabalhe na retenção de talentos
Não é fácil o trabalho em torno de encontrar e lapidar grandes talentos, principalmente aliado às demais tarefas da gerência. Quanto mais equipes, mais difícil. Além disso, a alta rotatividade é algo que atrapalha a interação da equipe.
Pensando nisso, o incentivo ao crescimento é uma ferramenta interessante para desenvolver os talentos da empresa e buscar a retenção deles.
É preciso que o colaborador enxergue na sua empresa possibilidade de crescimento, não apenas no nível hierárquico, mas enquanto profissional.
O sentimento de valorização é um fator muito importante para manter seu funcionário na empresa.
Mantenha seus funcionários engajados
Muitos empresários se atentaram a aspectos comportamentais dos colaboradores para melhorar a produtividade. Há vertentes, na Teoria da Administração, centradas no âmbito comportamental, para analisar a efetividade dos processos.
Quando o seu colaborador se sente bem no ambiente de trabalho, os problemas são minimizados, como por exemplo, conflitos internos.
Para obter bons resultados, considerando esse tipo de concepção, é necessário voltar os esforços também para bem-estar dos empregados. Algumas ações, como um dia para vestimenta livre, podem trazer um clima agradável e mais acolhedor para as equipes.
Gerencie os conflitos de geração
As gerações entram em conflito, por conta das diferenças que têm entre si. Já temos profissionais trabalhando que são da geração Y. Então, na hora de gerenciar as equipes, pode ser que a diferença de idade entre as pessoas cause conflitos.
As características de diferentes gerações são proveitosas para a empresa, basta ter cuidado em atender as necessidades de cada perfil. Por exemplo, gerações mais antigas têm uma tendência a desejar feedbacks mais detalhados e até por escrito.
Por outro lado, os mais jovens podem não estar acostumados com abordagens mais pesadas e têm preferência por algo mais rápido e prático, como um e-mail.
O segredo é mediar as relações para tirar proveito de cada geração e estimular o aprendizado mútuo.
Não é fácil, mas com a abordagem certa e respeito, o gerente consegue colher bons frutos de sua equipe. Pense nestas dicas e coloque em prática na hora de gerenciar o seu pessoal.
Para saber mais como melhorar a gestão de suas equipes e colaboradores, confira nosso Guia de técnicas para organizar as demandas da sua equipe.
por marketingaktienow | jul 9, 2020 | Gestão, Monday
Empresas precisam de reuniões a todo momento, com a equipe, com os gestores, diretores, enfim. Para que todos assuntos, decisões e tópicos sejam devidamente documentado, existem as atas de reuniões.
Sabemos que o dia a dia dos gestores é abarrotado de tarefas e as atas podem ajudar a absorver decisões importantes. Assim, essas atas são documentos imprescindíveis e que devem estar sempre à mão.
Importância das reuniões para as empresas
Reuniões são verdadeiras ferramentas das empresas para:
– Resolver problemas;
– Implementar novas ideias;
– Pensar a respeito de projetos, questões burocráticas;
– Entre outros.
Desde as pequenas empresas até as grandes organizações, é preciso que os diretores e gerentes se reúnam para cumprir essas demandas. Lá as decisões são tomadas e tudo fica registrado e aceito por todos os presentes.
Função das atas de reunião
Tão importante quanto a própria reunião, as atas trazem por escrito tudo o que aconteceu. São documentos formais, nos quais o texto deve trazer informações como:
– Presentes;
– Local;
– Data;
– Hora;
– Assuntos em pauta;
– Deliberações;
– Detalhes sobre os assuntos abordados.
As atas são assinadas e servem como respaldo para as deliberações. Então, é o tipo de documento que deve ser acessado quando há dúvidas sobre os assuntos tratados, por exemplo.
Além de serem arquivadas com o devido cuidado, devem estar sempre à disposição, com acesso facilitado.
Controlando as atas de reuniões
O que fazer, então, para que as atas de reunião estejam sempre disponíveis para acesso? Muitas vezes, os presentes nas reuniões não conseguem acesso e isso pode prejudicar o andamento dos processos.
Nada melhor do que contar com a tecnologia para facilitar a visualização das atas de reunião. Há, hoje, recursos para gerar esses documentos e para que sejam acessados facilmente de qualquer lugar.
O que não pode faltar em uma?
Você precisa entrar na reunião pronto para fazer as anotações, caso fique responsável pela ata, com papel e caneta e, além disso, gravar pode ser útil, caso estejam de acordo.
Veja o que não pode faltar:
– Nome da organização;
– Local;
– Data;
– Hora;
– Quem convocou;
– Quem será o intermediador da reunião;
– Pauta de discussões para o dia;
– Decisões tomadas;
– Caso tarefas sejam designadas, coloque prazos e responsáveis.
O texto não deve conter assuntos confidenciais e opiniões pessoais de quem redigiu. Deve estar correto gramaticalmente e conter o máximo de informações possível.
Caso a sua empresa sofra com esse processo de reuniões e elaboração de atas, é preciso ajustar essa dinâmica com quem recolhe as informações e as divulga. Como vimos, são importantes documentos e precisar acessar com facilidade.
Devem ter clareza em seu conteúdo e colaborar para que os projetos saiam do papel. Controlando as atas de reuniões, você torna tudo mais organizado e garante a efetividade daquilo que foi decidido.
Afinal, as reuniões são necessárias e visam o melhor para a empresa, seja em relação a problemas ou assuntos sobre o crescimento. Então, nada melhor do que garantir o acesso a esse tipo de conteúdo de uma forma clara, fácil e rápida.
Ferramentas que podem lhe ajudar com atas
Você já deve conhecer a Monday.com, a maior Work Os do mercado. Com ela você pode gerir as tarefas de seus colaboradores, acompanhar os projetos atuais e também fazer atas on-line para todos compartilharem, caso queira saber mais, acesse nossa página especial Monday agora mesmo.
por marketingaktienow | jul 7, 2020 | Gestão, Monday, Produtividade
Dividir as tarefas entre os colaboradores de um setor é uma das maiores responsabilidades de um gestor. É através dela que é possível potencializar a produtividade e fazer com que o time alcance os objetivos previstos.
No entanto, para atingir os resultados que deseja, os gestores precisam acompanhar e avaliar de perto o que está sendo produzido pelos colaboradores e corrigirem possíveis falhas nos prazos de entrega.
Esse acompanhamento também é extremamente importante para que o grupo não realize as demandas muito individualmente, prejudicando, assim, o resultado do trabalho em equipe, sendo essencial aplicar à gestão de projetos e de equipe nesses casos.
Para que tudo isso seja aplicado de forma que incentive o colaborador a continuar, é necessário que as lideranças sigam alguns passos importantes.
Comunicação clara
Ao delegar uma tarefa ou um projeto, é importante que o gestor determine certos critérios para a sua avaliação.
Entretanto, muito além de ter em mente quais são os recursos que passarão pela avaliação, o gestor deve deixar os colaboradores cientes de antemão quais são os focos principais do trabalho em execução.
Dessa forma, a comunicação deve esclarecer os seguintes pontos:
– Quais são os resultados finais esperados ao término da tarefa?
– Como cada resultado contribui para o coletivo da empresa?
– Como a tarefa de um colaborador poderá impactar nos resultados dos outros?
– O que é esperado de cada colaborador?
Ao dedicar um tempo para conversar com a equipe, o gestor já consegue criar uma relação interpessoal e promover um engajamento dos colaboradores para a demanda proposta.
Cada etapa deve vir acompanhada de orientação
Não basta apenas promover uma comunicação inicial e se afastar do grupo durante a execução da tarefa, o gestor precisa fazer um acompanhamento periódico para saber se há dificuldades ou se os prazos estão realmente sendo cumpridos.
Esse é um bom momento para dar um feedback sobre a execução do trabalho, além que também serve para orientar o colaborador já para a próxima etapa do projeto, caso exista.
É ideal que o gestor mantenha sua comunicação com o colaborador, ajudando o mesmo no desenvolvimento de habilidades importantes para esse e futuros projetos da empresa.
Ferramentas de gestão devem ser usadas
Um setor de uma empresa pode contar com diversos colaboradores e agendas cheias de demandas. Para facilitar o trabalho em equipe e do próprio líder a frente do projeto, é preciso investir em ferramentas de gestão.
Atualmente, a tecnologia oferece softwares e aplicativos dedicados exclusivamente para a organização de tarefas e seus prazos de entrega. Uma delas, é a Monday.com a maior WorkOS do mercado. Para saber mais sobre ela, acesse nossa categoria especial de posts Monday.
Com o uso dessas ferramentas, é possível que o gestor acompanhe, com mais precisão, como o trabalho está sendo realizado, além de receber alerta para as demandas mais importantes e urgentes.
Dessa maneira, ao criar uma agenda eficiente, o gestor não perde tempo em avaliar um por um periodicamente, dando chance de melhorar sua comunicação com todo o setor.
Estabeleça períodos para o acompanhamento
É de extrema importância o acompanhamento das tarefas, porém, quando o gestor o faz muitas vezes ao dia ou em um espaço curto de tempo, pode desmotivar o colaborador a seguir realizando a demanda, devido à pressão.
Por isso, em projetos de médio e longo prazo, o planejamento do gestor deve prever esse monitoramento uma vez por semana, sempre com uma atitude positiva.
Caso queira saber mais como otimizar a gestão de sua equipe, baixe nosso e-book gratuito: 7 Dicas para Aumentar a Produtividade da sua Equipe.
Usando a Monday para acompanhar as tarefas de seus colaboradores
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por marketingaktienow | jun 30, 2020 | Gestão, Monday
O trabalho a distância, conhecido também como trabalho remoto ou home office, já era uma modalidade existente em muitas empresas, mas a pandemia do coronavírus fortaleceu ainda mais esta que já era considerada uma tendência.
A recomendação dos órgãos de saúde pelo isolamento social levou as empresas a adotarem estratégias para garantir o seu funcionamento e a segurança dos seus colaboradores e a principal delas foi o home office.
Nesse sentido, como os gestores não tiveram tempo suficiente para se adaptarem a esse novo cenário, muitos desafios surgiram, entre eles, o planejamento e acompanhamento de tarefas para sua equipe remota.
Em meio à tendência de que essa modalidade de trabalho se mantenha após o fim da crise, os líderes precisam saber fazer a gestão de equipes remotas. Mas por onde começar? As técnicas apresentadas a seguir são fundamentais nesse processo.
Plano de trabalho
O conjunto de ações necessárias para alcançar metas e objetivos é fundamental para o sucesso da gestão da equipe remota. Questionamentos como o que deve ser feito, quem vai fazer cada uma das atividades, quando e de forma são necessárias para que isso funcione adequadamente.
Prazos e horários
Por não estarem reunidos fisicamente, a questão dos prazos e horários pode ser mais complexa no trabalho remoto.
Por conta disso, é necessário estabelecer datas para a entrega das atividades, bem como a realização de reuniões e videoconferências levando em consideração o período de descanso dos membros da equipe é fundamental.
Nesse sentido, o cronograma de projetos faz-se necessário para que seja possível acompanhar o andamento das atividades e o tempo gasto em cada etapa.
Delegação de tarefas e processos
Um fator que, muitas vezes, não é realizado da forma adequada é a delegação de tarefas e processos. Atentar para as competência e habilidades de cada integrante da equipe é importante para garantir a qualidade do trabalho bem como o bom relacionamento com a equipe.
Essa divisão de atividades precisa ser feita de forma clara e objetiva para que todos consigam compreender o que precisa ser feito e facilitar o acompanhamento. Os feedbacks também são importantes para que os colaboradores saibam se estão no caminho certo, além de contribuir para motivá-los.
Plataforma para a gestão de equipes remotas
Todos os tópicos acima podem ser facilmente aplicados por meio de uma plataforma para a gestão de equipes remotas. Essas ferramentas contribuem significativamente para a otimização e simplificação do planejamento e acompanhamento de uma equipe remota.
O uso de recursos tecnológicos adequados facilita o acompanhamento das atividades que estão sendo realizadas, a delegação das tarefas, além de possibilitar o compartilhamento e visualização de documentos, centralizando toda a comunicação auxiliando de maneira eficaz no monitoramento completo da equipe.
A Monday.com é um exemplo de ferramenta que se adapta às necessidades dos gestores automatizando os processos cotidianos em um espaço totalmente automatizado que permite a comunicação e colaboração entre os integrantes da equipe de qualquer lugar.
Quer saber sobre como essa plataforma pode te ajudar a realizar uma gestão de equipe remota eficaz? Preencha o nosso formulário de contato.
por marketingaktienow | jun 23, 2020 | Gestão, Monday, Produtividade
Como acompanhar e visualizar o progresso do projeto para seus clientes? Essa é uma das principais dúvidas dos gestores. E uma resposta errada pode determinar o fracasso de um projeto.
A partir de agora você vai entender que adotar uma ferramenta de gestão é fator determinante para o sucesso. Elas permitem apresentar relatórios de desempenho e resultados de forma simples e automatizados. Também organizam um volume altíssimo de informações em um só lugar.
Entenda a seguir como acompanhar e visualizar o progresso de projetos.
Como acompanhar e visualizar o progresso de projetos?
O progresso do projeto pode ser acompanhado e visualizado por meio da adoção de uma ferramenta de gestão. Escolher a ferramenta mais adequada é o x da questão.
Com as mais simples, você depende mais das habilidades do gerente de projetos. Com as mais elaboradas, os processos e relatórios são automatizados.
Vale destacar que a competência do gerente de projetos é essencial, independentemente da ferramenta escolhida. É ele quem faz a gestão, auxiliado pelo instrumento.
A escolha entre uma ferramenta mais simples ou uma mais elaborada vai depender da disponibilidade de recursos e da maturidade do PMO.
Entender que o acompanhamento é essencial em todas as fases da gestão de um projeto irá auxiliar na escolha da ferramenta.
Importância do monitoramento e controle de projetos
Monitorar e controlar projetos significa avaliar seu progresso. É comparar se o que foi realizado está de acordo com o que foi planejado. Envolve também o gerenciamento de mudanças e seus impactos.
De acordo com o PMBOK, guia de melhores práticas, elaborado e publicado pelo Project Management Institute, “este monitoramento contínuo fornece à equipe do projeto uma visão melhor sobre a saúde do projeto e identifica quaisquer áreas que exijam atenção adicional”.
E para que servem esses processos?
• Evitar falhas e surpresas;
• Cumprir com o orçamento;
• Finalizar o projeto dentro do prazo;
• Atender aos critérios de aceitação do cliente.
Dificilmente, o projeto será realizado exatamente conforme o planejado. O importante é prever possíveis variações e corrigir erros rapidamente. E é nisso que as ferramentas de gestão podem ajudar.
Ferramentas de gestão de projetos
A pesquisa TechTrends 2018 tem como objetivo indicar tendências na adoção de ferramentas por empresas de tecnologia de todo o Brasil.
De acordo com a última pesquisa, realizada em 2018, 82% das empresas adotam alguma ferramenta de gestão de projetos.
As principais vantagens dessas plataformas são:
• Trabalhar de forma colaborativa e remota;
• Aumentar a produtividade por meio da automação;
• Reunir informações em só lugar;
• Otimizar a comunicação das partes interessadas.
Se você está em dúvida sobre qual a melhor ferramenta, apresentaremos a melhor opção a seguir.
Monday gestão de projetos
Agora que você já entendeu como acompanhar e visualizar o progresso do projeto para seus clientes e as vantagens dos processos de monitoramento e controle, resta escolher a ferramenta mais adequada.
A Monday.com é um sistema operacional que potencializa o trabalho em equipe, seja ele remoto ou presencial. Incluindo havendo a possibilidade de adicionar seu cliente para acompanhar seus projetos pela própria plataforma ou automaticamente por e-mail.
É uma solução adotada por mais de 100 mil organizações ao redor do mundo.
Sua plataforma se adapta às necessidades de cada time e pode ser facilmente integrada aos aplicativos já utilizados. Com a Monday.com os processos são automatizados e o espaço de trabalho é dinâmico e funcional.
Leia mais sobre consultoria e implementação Monday em nosso blog ou entre em contato conosco agora mesmo.
