Você já deve ter ouvido falar que fluxogramas ajudam a tornar processos mais simples e entendíveis, pois funcionam como um modelo a ser seguido na realização de tarefas. Mas você sabe como criar um fluxograma?
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Se uma empresa busca por mais eficiência no desenvolvimento de atividades dentro de um processo, seja ele simples ou mais complexo, o fluxograma pode ser a solução. Isso porque esse recurso evidencia quais são as tarefas que devem ser realizadas e até mesmo quem são os envolvidos em cada uma delas.
O que é fluxograma
Para começar, primeiro vamos entender o que é fluxograma: Fluxograma é um diagrama visual ou mapa de um processo, utilizado para representar um fluxo de atividades. Ou seja, é um sistema de símbolos usado para representar as etapas de um processo de forma mais visual, por meio de um desenho.
O objetivo principal de um fluxograma é tornar um procedimento mais claro, demonstrando graficamente como funciona o fluxo em que as atividades acontecem, permitindo a visualização da responsabilidade de cada um e sua importância no processo.
Um bom fluxograma fornece uma descrição resumida de cada passo, representado por símbolos padronizados e conectados por linhas e setas, que ilustram o relacionamento entre as etapas e demonstram a direção do fluxo de atividades.
Fluxogramas não são indicados apenas para programadores de computador ou para processos super complexos. A ferramenta é útil para gerenciar qualquer operação de negócios, desde procedimentos contábeis e sistemas de fabricação, até processos de fornecimento e entrega. Criar fluxogramas precisos pode parecer uma tarefa trabalhosa, mas os benefícios valem a pena, o tempo e a energia.
Além disso, eles podem ser facilmente criados e atualizados. Não é necessário que você utilize um programa especial para saber como criar um fluxograma, pois os símbolos utilizados estão disponíveis em programas como Word, Excel e PowerPoint, por exemplo.
Como criar um fluxograma de tarefas
Para criar um fluxograma, primeiro, você precisa realizar uma análise de fluxo de trabalho. Isso é indispensável na hora da sua equipe ou organização concluir tarefas, incluindo a ordem em que o trabalho é concluído e as responsabilidades de diferentes funcionários.
Os dados que você coletar o ajudarão a planejar seu fluxograma de tarefas inicial. Se o seu objetivo é padronizar certos processos, identificar tarefas críticas do projeto ou localizar pontos fracos e gargalos, a visualização do seu fluxo de trabalho ajudará a dar aos seus planos um contexto mais amplo.
Visuais rápidos também ajudam todos os membros da equipe a entender não apenas o que estão fazendo, mas como se encaixam em um processo de negócios mais amplo, criando maiores níveis de coesão e colaboração entre departamentos.
Para criar um fluxograma, siga os passos abaixo:
- Defina o processo a ser diagramado. Escreva o título na parte superior da superfície de trabalho;
- Discuta e decida sobre os limites do seu processo: onde ou quando o processo começa? Onde ou quando termina? Discuta e decida o nível de detalhe a ser incluído no diagrama;
- Faça um brainstorming das atividades que ocorrem. Escreva cada um em um cartão ou lembrete;
- Organize as atividades em sequência adequada;
- Quando todas as atividades estiverem incluídas e todos concordarem que a sequência está correta, desenhe setas para mostrar o fluxo do processo;
- Revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo, como trabalhadores, supervisores, fornecedores e clientes, para ver se eles concordam que o processo foi desenhado com precisão.
Como organizar as tarefas com permissões e usuários responsáveis por cada tarefa
Depois de executar seu fluxograma de tarefas e ajustar seus processos, revise tudo e, se necessário, repita o processo novamente depois de alguns meses ou semanas, para melhorar continuamente conforme você avança.
Compartilhe com sua equipe e peça que contribuam com ideias e sugestões para tornar cada interação do seu fluxo de trabalho o mais eficiente possível. Para que cada um possa participar do processo e torne tudo mais como um trabalho em equipe. Afinal, cada um conhece seu trabalho, seus limites e suas capacidades.
Para facilitar as coisas, tente usar uma ferramenta de diagramação baseada em nuvem, com a qual toda a equipe possa trabalhar simultaneamente. Quanto mais pessoas participarem do fluxograma e ajudarem a montá-lo, maior a chance de criar um processo sem falhas.
Benefícios dessa prática
Um dos maiores benefícios de um fluxograma é a capacidade da ferramenta de visualizar vários progressos e sua sequência em um único documento. As partes interessadas em uma organização podem entender facilmente o fluxo de trabalho, enquanto descobrem qual etapa é desnecessária e qual progresso deve ser aprimorado.
Além disso, as equipes podem usar fluxogramas para substituir as reuniões. O simples esclarecimento dos progressos oferece um método fácil e visual para ajudar os membros da equipe a entender instantaneamente o que devem fazer passo a passo.
Os aumentos de eficiência também são um benefício significativo dos fluxogramas. O fluxograma lista cada etapa necessária para executar um processo e ajuda a remover etapas desnecessárias de um processo, além de erros. Para isso, deve incluir apenas as etapas necessárias para atingir o objetivo do processo.
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